Outsourcing de impressão: o que é, como funciona e quais as vantagens

O outsourcing de impressão é uma solução em que uma empresa especializada participa da organização e do gerenciamento da estrutura de impressão de outra organização.

Dependendo da modalidade contratada, o serviço pode incluir equipamentos, manutenção, assistência técnica, monitoramento, peças, suprimentos e acompanhamento dos volumes impressos.

O objetivo é ajudar a empresa a manter seus equipamentos disponíveis, melhorar o controle da operação e reduzir a necessidade de administrar internamente todas as atividades relacionadas à impressão.

O que é outsourcing de impressão?

Outsourcing de impressão é a terceirização total ou parcial da gestão dos equipamentos e dos processos de impressão de uma empresa.

Em vez de administrar separadamente impressoras, chamados técnicos, peças, suprimentos e volumes, a organização contrata uma solução estruturada conforme sua necessidade.

O serviço pode atender ambientes como:

• escritórios;
• clínicas;
• laboratórios;
• escolas;
• indústrias;
• departamentos administrativos;
• gráficas;
• centros de impressão;
• empresas com várias unidades;
• operações com alto volume documental.

A estrutura contratada deve ser definida de acordo com o volume, os equipamentos utilizados, a quantidade de usuários e a importância da impressão para a rotina da empresa.

Como funciona o outsourcing de impressão?

O processo normalmente começa com um diagnóstico do ambiente de impressão.

A análise pode considerar:

• quantidade de equipamentos;
• modelos utilizados;
• volume mensal;
• impressão colorida e monocromática;
• quantidade de usuários;
• setores que mais imprimem;
• consumo de toner;
• gastos com manutenção;
• frequência de falhas;
• necessidade de digitalização;
• formatos de papel;
• períodos de maior demanda;
• custos atuais da operação.

Com essas informações, é possível definir uma solução mais adequada para a empresa.

Depois da análise, o projeto pode envolver:

1. definição dos equipamentos;
2. instalação e configuração;
3. organização dos pontos de impressão;
4. definição do volume ou franquia;
5. monitoramento da utilização;
6. manutenção preventiva;
7. manutenção corretiva;
8. fornecimento dos itens previstos;
9. acompanhamento dos resultados;
10. revisão periódica da estrutura.

As etapas e os serviços incluídos variam conforme o contrato.

O que pode estar incluído?

Uma solução de outsourcing de impressão pode incluir:

• impressoras corporativas;
• multifuncionais;
• equipamentos de alto volume;
• instalação;
• configuração em rede;
• manutenção preventiva;
• manutenção corretiva;
• assistência técnica;
• peças previstas no contrato;
• toner;
• monitoramento dos equipamentos;
• controle dos volumes;
• relatórios;
• suporte aos usuários;
• orientação de uso;
• substituição de equipamentos em condições definidas;
• acompanhamento da operação.

Antes da contratação, a empresa deve verificar claramente quais itens fazem parte da proposta.

O que é click de impressão?

O termo click de impressão é utilizado em contratos nos quais a cobrança pode considerar a quantidade de páginas produzidas.

O valor e as condições podem variar conforme:

• impressão colorida ou em preto e branco;
• tipo de equipamento;
• formato do papel;
• volume contratado;
• serviços incluídos;
• franquia estabelecida;
• excedentes;
• características da operação.

O click não deve ser analisado isoladamente.

Uma proposta com valor menor por página pode não ser vantajosa quando o equipamento, o atendimento ou os serviços não são compatíveis com a empresa.

Outsourcing e locação de impressoras são a mesma coisa?

Não necessariamente.

A locação de impressoras está relacionada principalmente à disponibilização de equipamentos durante um período contratado.

O outsourcing pode incluir uma gestão mais ampla do ambiente, envolvendo:

• monitoramento;
• controle de volumes;
• manutenção;
• suprimentos;
• organização dos equipamentos;
• relatórios;
• acompanhamento da operação;
• análise de produtividade.

Em alguns contratos, a locação faz parte do outsourcing. Em outros, a empresa contrata somente o equipamento e determinados serviços.

A modalidade ideal depende do nível de controle e suporte necessário.

Quais são as vantagens do outsourcing de impressão?

Maior previsibilidade de custos

A empresa pode organizar melhor os gastos quando os serviços, volumes e responsabilidades estão definidos em contrato.

Redução da administração interna

A equipe deixa de administrar separadamente diferentes fornecedores de manutenção, peças, equipamentos e suprimentos.

Equipamentos adequados à demanda

A análise inicial ajuda a identificar se os equipamentos são compatíveis com o volume e com a rotina dos usuários.

Manutenção planejada

A manutenção preventiva pode identificar desgastes antes que provoquem falhas maiores.

Suporte técnico especializado

Quando ocorre um problema, a empresa conta com um canal definido para solicitar atendimento.

Controle dos volumes

O acompanhamento permite identificar setores, equipamentos ou períodos com maior utilização.

Redução de desperdícios

Com monitoramento e políticas internas, pode ser possível reduzir impressões desnecessárias, reimpressões e consumo inadequado de suprimentos.

Maior disponibilidade dos equipamentos

Uma estrutura organizada pode reduzir o impacto das interrupções na rotina da empresa.

O outsourcing reduz custos?

O outsourcing pode contribuir para a redução de custos, mas isso depende do projeto contratado e da situação atual da empresa.

A economia pode ocorrer por meio de:

• equipamentos mais adequados;
• redução de impressoras subutilizadas;
• menor quantidade de compras emergenciais;
• controle de impressões coloridas;
• redução de desperdício de papel;
• manutenção preventiva;
• monitoramento dos volumes;
• melhor distribuição dos equipamentos;
• redução de reimpressões;
• padronização da estrutura.

O resultado não deve ser avaliado apenas pelo valor mensal do contrato.

Também devem ser considerados:

• tempo da equipe;
• interrupções;
• manutenção;
• peças;
• suprimentos;
• produtividade;
• disponibilidade dos equipamentos.

Como saber se a empresa precisa de outsourcing?

Alguns sinais podem indicar a necessidade de uma gestão mais estruturada:

• dificuldade para controlar os gastos;
• muitas impressoras diferentes;
• compras frequentes de toner;
• manutenção recorrente;
• equipamentos parados;
• falta de relatórios;
• grande volume de impressão;
• vários departamentos ou unidades;
• ausência de controle por setor;
• impressoras antigas;
• dificuldade para localizar peças;
• perda de produtividade durante falhas;
• falta de responsável interno pela operação.

A presença de um desses sinais não significa automaticamente que o outsourcing seja obrigatório.

É necessário analisar o ambiente completo.

Quais empresas podem contratar?

O outsourcing pode ser utilizado por pequenas, médias e grandes empresas.

A indicação depende mais da complexidade e da importância da impressão do que do tamanho da organização.

Escritórios

Podem centralizar impressão, digitalização e cópia em equipamentos compartilhados.

Clínicas e laboratórios

Podem precisar de disponibilidade para relatórios, laudos, formulários e processos administrativos.

Escolas

Podem organizar a produção de avaliações, atividades, comunicados e documentos internos.

Indústrias

Podem utilizar equipamentos em setores administrativos, produção, qualidade, logística e expedição.

Gráficas e centros de impressão

Podem precisar de suporte especializado para equipamentos de produção e alto volume.

Empresas com várias unidades

Podem buscar padronização, acompanhamento e maior controle sobre equipamentos distribuídos.

Como é realizado o diagnóstico?

O diagnóstico pode começar com um levantamento técnico e operacional.

Entre as informações analisadas estão:

1. quantidade de impressoras;
2. localização dos equipamentos;
3. modelos utilizados;
4. idade das máquinas;
5. volume mensal;
6. consumo de suprimentos;
7. custos com manutenção;
8. quantidade de usuários;
9. tipos de documentos;
10. necessidade de impressão colorida;
11. períodos de maior demanda;
12. falhas frequentes;
13. necessidade de digitalização;
14. formatos de papel;
15. expectativa de crescimento.

Com esses dados, é possível propor uma estrutura compatível com a realidade da empresa.

Como os equipamentos são escolhidos?

Os equipamentos devem ser escolhidos com base na operação.

Alguns critérios importantes são:

• volume recomendado;
• velocidade;
• qualidade;
• impressão colorida ou monocromática;
• capacidade das bandejas;
• tamanho do papel;
• impressão frente e verso;
• digitalização;
• quantidade de usuários;
• conectividade;
• acabamento;
• espaço disponível;
• disponibilidade de suporte.

A escolha não deve ser baseada apenas na marca ou no preço.

O outsourcing pode utilizar equipamentos Canon?

Sim, conforme a solução definida e a disponibilidade dos equipamentos.

A DAHF Impressoras atua como Revenda Autorizada Canon e trabalha com soluções corporativas para diferentes volumes e aplicações.

Empresas que desejam adquirir seus próprios equipamentos também podem conhecer o serviço de venda de impressoras Canon.

E os equipamentos Konica Minolta?

A DAHF possui experiência com equipamentos Konica Minolta, especialmente em locação, assistência técnica e operações de produção.

A disponibilidade de equipamentos, peças e serviços deve ser confirmada durante a análise da necessidade.

Como funciona a manutenção?

A manutenção pode ser preventiva ou corretiva.

Manutenção preventiva

Tem como objetivo verificar o funcionamento do equipamento antes que ocorram falhas maiores.

Pode incluir:

• limpeza;
• inspeção de peças;
• testes;
• ajustes;
• verificação da qualidade;
• análise de componentes;
• orientação aos usuários.

Manutenção corretiva

É realizada quando o equipamento apresenta falha.

Pode envolver:

• diagnóstico;
• ajustes;
• substituição de peças;
• testes;
• restauração do funcionamento.

Os serviços incluídos dependem do contrato.

Quando o equipamento não faz parte de um contrato de outsourcing, a empresa pode contratar a assistência técnica de impressoras.

O toner está incluído?

O toner pode estar incluído, dependendo da modalidade contratada.

A proposta deve esclarecer:

• quais suprimentos estão incluídos;
• como funciona a reposição;
• quais itens não estão incluídos;
• responsabilidades da empresa contratante;
• condições de armazenamento;
• atendimento para consumo acima do previsto.

Papel geralmente é tratado separadamente, mas essa condição também deve ser confirmada.

Como evitar desperdícios?

O outsourcing pode ser combinado com ações internas de controle.

Algumas práticas são:

• configurar impressão frente e verso;
• limitar cores em documentos internos;
• utilizar visualização antes de imprimir;
• cancelar trabalhos enviados por engano;
• orientar os usuários;
• acompanhar relatórios;
• definir responsáveis pelos suprimentos;
• monitorar reimpressões;
• revisar equipamentos pouco utilizados;
• evitar compras emergenciais.

A redução deve ocorrer sem impedir a equipe de executar suas atividades.

Quais indicadores podem ser acompanhados?

Os principais indicadores incluem:

• páginas impressas por mês;
• volume por equipamento;
• volume por setor;
• percentual de páginas coloridas;
• consumo de toner;
• chamados técnicos;
• tempo de indisponibilidade;
• reimpressões;
• custo estimado por página;
• equipamentos subutilizados;
• períodos de maior demanda.

Os indicadores ajudam a verificar se a estrutura continua adequada.

Como escolher uma empresa de outsourcing?

Antes de contratar, avalie:

• experiência técnica;
• clareza da proposta;
• equipamentos disponíveis;
• área de atendimento;
• prazo de suporte;
• manutenção;
• disponibilidade de peças;
• fornecimento de suprimentos;
• forma de monitoramento;
• qualidade do atendimento;
• definição das responsabilidades;
• capacidade de entender a operação.

Evite escolher apenas pelo menor preço.

A qualidade do suporte e a adequação dos equipamentos influenciam diretamente a produtividade.

Outsourcing de impressão em São José do Rio Preto

Empresas de São José do Rio Preto e da região podem utilizar o outsourcing para organizar equipamentos, volumes, manutenção e suprimentos.

A DAHF Impressoras atende empresas com soluções de:

• outsourcing de impressão;
• locação;
• venda de impressoras Canon;
• assistência técnica;
• peças;
• suprimentos.

O atendimento também pode abranger cidades do interior de São Paulo e localidades dentro da área atendida no Triângulo Mineiro.

A disponibilidade deve ser confirmada diretamente com a equipe.

Como a DAHF estrutura uma solução?

A definição começa pela análise da operação.

A equipe considera:

• volume mensal;
• quantidade de equipamentos;
• número de usuários;
• formatos utilizados;
• impressão colorida;
• velocidade;
• digitalização;
• custos atuais;
• falhas frequentes;
• necessidade de manutenção;
• localização da empresa;
• recursos necessários.

Com essas informações, é possível avaliar se a empresa precisa de outsourcing, locação, compra ou assistência técnica.

Perguntas frequentes

O que significa outsourcing de impressão?

É a terceirização total ou parcial da gestão dos equipamentos e dos processos de impressão de uma empresa.

Outsourcing é apenas aluguel de impressoras?

Não. A locação pode fazer parte da solução, mas o outsourcing pode incluir monitoramento, manutenção, suprimentos, controle e gestão.

O serviço inclui toner?

Pode incluir, conforme a modalidade e as condições do contrato.

O papel está incluído?

Normalmente, o papel é tratado separadamente, mas essa condição deve ser confirmada na proposta.

Empresas pequenas podem contratar outsourcing?

Sim. A indicação depende do volume, da complexidade e da necessidade de suporte.

O outsourcing inclui manutenção?

Pode incluir manutenção preventiva e corretiva, conforme o contrato.

É possível usar impressoras coloridas?

Sim, desde que a solução seja adequada à necessidade da empresa.

A empresa recebe relatórios?

Relatórios podem fazer parte da modalidade contratada. A disponibilidade deve ser confirmada na proposta.

A DAHF atende somente São José do Rio Preto?

Não. A DAHF atende outras localidades dentro de sua área de atuação no interior de São Paulo e no Triângulo Mineiro.

Conclusão

O outsourcing de impressão pode ajudar empresas a organizar equipamentos, manutenção, suprimentos e volumes em uma única solução.

A modalidade é indicada principalmente quando a empresa precisa de maior controle, suporte especializado e previsibilidade sobre sua operação.

Antes da contratação, é importante realizar um diagnóstico e definir claramente os serviços incluídos.

Para avaliar sua estrutura, conheça o serviço de outsourcing de impressão da DAHF Impressoras.